Pour les grandes entreprises, choisir ou remplacer une solution d'affichage numérique est difficile. Les options sont nombreuses, et des problèmes peuvent intervenir au moment du remplacement.
Shane Hawkins, directeur des opérations chez Cenareo, vous fait part de ses conseils pour une installation sans accroc. Shane accompagne les nouveaux clients à chaque étape, de la préparation à la mise en service de leur solution d'affichage numérique. Cenareo prend en charge un grand nombre de clients qui disposent de grands parcs de plus de 200 écrans, en simplifiant le processus de remplacement d'une solution existante ou en élaborant le projet du début avec le client.
D'abord, nous recommandons de commencer vos recherches par le type de solution, car tous les écrans fonctionnent de manière similaire. Le point le plus important pour atteindre votre objectif est le logiciel de gestion de contenu (CMS), alors commencez par là. Avec les nouveaux clients, nous parlons de l’impact que doit avoir l’affichage, de ce qu'ils veulent montrer et de l’environnement qu'ils souhaitent créer. Cela peut ressembler au problème de l'œuf et de la poule pour les entreprises : elles ne peuvent déterminer ce qu'elles veulent faire qu’en ayant connaissance de ce qui est possible. Mais je dirais de garder d'abord à l'esprit le résultat final, l'objectif que vous vous êtes fixé.
D'un point de vue technique, assurez-vous qu’il soit possible de gérer la solution à distance et qu’elle soit basée dans le cloud. Il s'agit d'un point très important, car si la solution ne peut pas être entièrement configurée et gérée à distance, tout problème futur nécessitera une visite sur site qui aura un prix. Demandez-vous si l'interface est facile à utiliser. Le logiciel de gestion de contenu doit être conçu pour l'utilisateur final, pas pour des techniciens. Vous devez ainsi choisir une plateforme avec laquelle les utilisateurs se sentiront à l'aise, qui ne les stressera pas lorsqu'ils gèreront le contenu. Demandez donc un essai au fournisseur, afin de vérifier ce point avec les personnes amenées à se servir du système. Assurez-vous qu'elles apprécient l’utiliser.
Demandez comment le logiciel peut être utilisé. Il doit s'agir d'un système qui couvre un large éventail d'utilisations dès sa mise en place. Si vous débutez, vous avez peut-être prévu un usage spécifique, mais en commençant à vous servir de la solution, vous en découvrirez d'autres que vous n'aviez pas envisagés. Il vous faut donc un système flexible, qui peut être facilement modifié ou actualisé. Cherchez un prestataire capable de répondre à vos besoins futurs, même si vous ne les connaissez pas encore. Demandez-lui s’il peut développer un service sur mesure afin de faire un essai.
Le plus grand défi est lié à une infrastructure ou à un parc préexistant, déjà mis en place par le client lui-même. Il est nécessaire de vérifier ce qui est déjà en place grâce à un audit du parc. Autre difficulté, le projet est souvent mené par l'équipe commerciale ou marketing, qui a besoin d'aide pour comprendre les aspects techniques dont elle devra s’occuper. Nous recommandons à nos clients de monter une équipe en charge du projet, comprenant un chef ou référent responsable de la gestion des campagnes, et un contact du service informatique. L'implication du service informatique est cruciale, car celui-ci saura s'il existe des besoins de connexion ou de sécurité particuliers. Ces difficultés ne sont pas insurmontables, mais elles nécessitent une prise en compte lors de la planification. Nous proposons une phase de découverte lors de laquelle nous précisons les informations dont nous avons besoin et aidons les clients à les recueillir.
Le seul véritable conseil est de bien se préparer. Si vous avez préalablement vérifié votre installation et créé un inventaire de votre parc et de vos paramètres, et que votre nouvelle solution est prête à l'emploi, alors la mise en œuvre sera rapide. Choisissez un fournisseur qui vous aidera à réunir les informations nécessaires avant le déploiement. Demandez-lui également des renseignements sur son équipe d'installation et sur le nombre de sites qu'elle peut prendre en charge chaque jour, car cette capacité déterminera la durée de la mise en place physique.
Assurez-vous que votre partenaire vous accompagne avec une phase d'intégration ou de formation. Nous nous chargeons de cela en parallèle de la préparation des players afin de résoudre ce genre de problèmes avant leur apparition. Nous proposons une formation gratuite pour les principaux utilisateurs, qui couvre l’ensemble des aspects relatifs à la gestion du parc : comment configurer le contenu, ce qu'il faut surveiller pour bien gérer un parc d'écrans et ce qu'il faut contrôler régulièrement, toutes les habitudes à prendre pour s’assurer que votre affichage fonctionne correctement dès le premier jour.
Nous vous conseillons de définir des alertes sur votre système, si cela est possible, qui vous informent lorsqu'un player est déconnecté du réseau. Il convient également de configurer un contenu par défaut, afin que celui-ci s'affiche si la personne contrôlant le contenu futur oublie un jour de le programmer. Vous éviterez ainsi un écran noir ou affichant « Aucun contenu », ce qui serait presque aussi regrettable !
Les entreprises et les sociétés disposant d'un grand parc d'écrans font confiance à Cenareo pour leur affichage dynamique en point de vente ou pour leur communication interne, car notre système est facile à utiliser, simple et agile. Que vous installiez 20 players ou 1 000, l'opération est un véritable jeu d'enfant. Les players sont préconfigurés et, une fois connectés au secteur, ils vous offrent un accès à distance complet aux écrans. Contactez-nous pour nous parler de votre projet !