L'employeur est tenu de rendre accessibles aux salariés, que ce soit par affichage ou d'autres moyens de communication, diverses informations essentielles sur le lieu de travail. Ces informations couvrent un large éventail de sujets comme les conditions de travail, les horaires, l'égalité entre les femmes et les hommes, le règlement intérieur, les consignes de sécurité…
Quels sont les types d'informations incluses dans cette exigence, et quelles sont les modalités de communication qui s'appliquent ? Les obligations spécifiques de l'employeur varient en fonction de la taille de l'entreprise.
Des obligations d’affichage pour toutes les entreprises
Les obligations d’affichage de l’employeur dépendent du nombre de salariés présents dans l’entreprise :
- Jusqu’à 10 salariés
- De 11 à 49 salariés
- À partir de 50 salariés
Les entreprises avec les effectifs les plus élevés sont soumises à des obligations d’affichage plus conséquentes.
Un affichage obligatoire commun à toutes les entreprises
Toutes les entreprises, quel que soit le nombre de salariés, doivent afficher certaines informations.
La mise à disposition des coordonnées d’interlocuteurs essentiels :
- Inspection du travail (adresse, nom et téléphone de l'inspecteur du travail compétent) ;
- Téléphone du service de prévention et de la lutte contre les discriminations (09 69 39 00 00) ;
- Adresse et numéro de téléphone de la Médecine du Travail ;
- Numéros de téléphone des services de secours (SAMU, pompiers, police-secours…) ;
Des textes de loi relatifs à la lutte contre les discriminations et les situations de harcèlement :
- Articles L3221-1 à L3221-7 du code du travail relatifs à l’égalité professionnelle et salariale entre hommes et femmes ;
- Article 222-33-2 du code pénal relatif au harcèlement moral ;
- Article 222-33 du code pénal relatif au harcèlement sexuel ;
- Articles 225-1 à 225-4 du code pénal relatifs à la lutte contre les discriminations
Les consignes de sécurité et les interdictions au sein de l’entreprise :
- Les conditions de consultation du document unique d'évaluation des risques professionnels ;
- Les consignes incendie selon la norme NF EN ISO 7010, et les noms des responsables chargées de l'évacuation en cas d'incendie ;
- L’interdiction de fumer dans les locaux de l’entreprise, et de vapoter dans les lieux de travail fermés ou couverts à usage collectif, sauf exceptions ;
Les autres éléments relatifs aux conditions de travail dans l’entreprise :
- La convention collective ou l’accord collectif du travail dont dépend l’entreprise, avec une possibilité de consultation des documents sur le lieu de travail ;
- La durée du travail et les conditions de répartition du temps de travail s’il existe des cas d’aménagement ;
- Les horaires collectifs de travail et la durée du repos ;
- Les conditions de repos hebdomadaire ;
- Les conditions de prise des congés payés ;
- La décision de validation par l’administration au sujet d’une éventuelle rupture conventionnelle collective ;
Les entreprises de travail temporaire doivent également communiquer les informations nominatives contenues dans les relevés de contrat de mission à Pôle emploi et à la DDETS, ainsi que les droits d’accès et de rectification éventuellement exercés par les intéressés, quels que soient leurs effectifs.
Un affichage obligatoire propre aux entreprises de plus de 10 salariés
Les entreprises de plus de 11 salariés et plus doivent également communiquer des informations obligatoires sur la procédure d'organisation des élections des membres de la délégation du personnel, qui se déroulent tous les 4 ans.
La liste nominative des membres du Comité social et économique (CSE) doit être affichée, et doit préciser pour chaque membre son emplacement habituel de travail et sa participation à une ou plusieurs commissions.
Les entreprises de 50 salariés et plus doivent aussi communiquer par tout moyen le règlement intérieur qui regroupe les règles en matière d'hygiène, de sécurité, les sanctions et les mesures disciplinaires en cas de manquement. En cas d’accord de participation, l’employeur a l’obligation de communiquer sur l’existence de ce dernier et sur son contenu.
Certaines obligations d’affichage sont plus exigeantes pour les entreprises de 50 salariés et plus. Elles doivent par exemple publier un index de l'égalité et avec différents indicateurs, sur son site internet ou à défaut par tout moyen à sa disposition.
L’affichage dynamique pour communiquer des informations obligatoires
La majorité des obligations d’information de l’employeur reposent sur un affichage traditionnel, même si certaines informations peuvent être communiquées par tous types de supports.
L’affichage dynamique fait partie des outils de communication interne incontournables, et permet de diffuser des informations auprès de l’ensemble des salariés, qu’ils exercent au siège de l’entreprise, dans une filiale ou une implantation locale. Vous diffusez généralement sur vos écrans des informations relatives à vos valeurs, à vos missions, à votre identité et à votre culture d’entreprise, à votre marque employeur… Utilisez également l’affichage dynamique pour relayer l’affichage obligatoire :
- Communiquez sur la période de prise des congés, et rappelez à vos salariés le délai qu’ils doivent observer pour effectuer leur demande de congés payés quelques semaines avant la date butoir ;
- Relayez des éléments essentiels du règlement intérieur, et assurez-vous ainsi que les consignes seront portées à la connaissance de tous ;
- Facilitez le dialogue entre les salariés et les membres du CSE, en rappelant les noms et les coordonnées des interlocuteurs au sein du Comité Social et Économique ;
- Diffusez des messages de sensibilisation autour de la lutte contre les discriminations et de l’égalité hommes - femmes ;
- etc.
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